Hoe boek je een salaris of andere privé opname in Gekko?

Sommige Gekko gebruikers betalen zichzelf salaris uit. Maar hoe boek je dit nu in Gekko. Dat ligt eraan: Bij een eenmanszaak of VoF wordt een uitgekeerd salaris gezien als een privé opname. En het bijhouden van privé opnames is voor een eenmanszaak niet van belang voor het voeren van een goede bedrijfsadministratie. Dit komt omdat je als eenmanszaak of VoF fiscaal transparant bent tussen je bedrijf en je privé persoon.

Wat is fiscale transparantie?

Fiscale transparantie tussen bedrijf en privé wil zeggen dat jij als privé persoon gezamenlijk belasting betaalt over de winst van het bedrijf en jouw eigen privé inkomen. Dit in tegenstelling tot een bedrijf wat niet fiscaal transparant is waarbij zowel de privé persoon als het bedrijf ieder apart belastingen betalen. Ter verduidelijking: als je een fiscaal transparant bedrijf hebt, betaal je alleen inkomstenbelasting over het totale inkomen van bedrijf en privé samen. Als je bedrijf niet transparant is, betaal je voor ieder apart. Dat wil zeggen: vennootschapsbelasting over het gedeelte winst van je bedrijf, en inkomstenbelasting over het gedeelte privé inkomsten. 

Loon en andere privé uitkeringen hebben voor de meeste ondernemers geen effect op de administratie

Als fiscaal transparant bedrijf hoef je daarom niet je privé opnames te registreren voor de belastingdienst, ook niet als het om salaris gaat. Want hoewel een uitgekeerd salaris de winst van het bedrijf verlaagt, verhoogt het je privé inkomsten met eenzelfde bedrag. Omdat de winst van je bedrijf samen met je privé inkomsten op één hoop worden gegooid voor de inkomstenbelasting, is het nutteloos om hier onderscheid in aan te brengen.

NB: dit geldt voor alle privé uitgaven. Als jij jouw zakelijke rekening gebruikt voor een privé uitgave of andersom, is dat geen enkel probleem. Je hoeft daar niets over te verantwoorden. De enige keer dat je wat moet verantwoorden is wanneer je onkosten opvoert als zakelijke onkosten. Zakelijke onkosten verlagen namelijk je winst en daarom ook je inkomstenbelasting. Daarom moet je je bonnetjes bewaren omdat het ultieme bewijs is wat voor onkosten je hebt gemaakt. De grondslag van de administratie van een eenmanszaak is daarom de bon, niet een bankrekening. 

Bij een BV moet je wel privé uitgaven bijhouden

Als je bedrijf nu niet fiscaal transparant is, zoals bij een BV, dan moet je wel heel goed bijhouden wat je jezelf uitbetaalt. Een BV betaalt namelijk apart van de privé persoon vennootschapsbelasting over de winst. Deze vennootschapsbelasting kan worden verlaagd door loon uit te keren aan de privé persoon. Over dit loon moet dan inkomstenbelasting worden betaald.

Omdat de inkomstenbelasting (meestal) veel hoger is dan de venootschapsbelasting, moet je dus goed bijhouden wat je jezelf uitkeert. Je mag het niet allemaal op één hoop gooien. Ook andere privé uitgaven die niet onder loon vallen moet je dit duidelijk aangeven. Want over al het geld dat je uit een niet fiscaal transparant bedrijf haalt, moet je altijd belastingen betalen (soms inkomstenbelasting, andere keren dividendbelasting).

NB: in tegenstelling tot een fiscaal transparant bedrijf is het zeer aan te raden om een zakelijke rekening af te sluiten als je een BV hebt en hier alleen zakelijke transacties op uit te voeren. Want je moet iedere privé inleg of uitgave vanaf je BV kunnen verantwoorden naar de Belastingdienst. Voor een goede administratie is het daarom van belang dat je dit gescheiden houdt. De grondslag van een BV is daarom in tegenstelling tot een eenmanszaak NIET de bon, maar de bankrekening. Dit betekent overigens niet dat je de bon niet hoeft te bewaren omdat je anders niet kan aantonen dat het om een zakelijke transactie gaat. Je moet zowel alle bonnen als alle banktransacties kunnen overleggen.

Privé opnamen registreren in Gekko

Maar als je privé opnamen in je administratie wilt zetten, kun je dat als volgt doen.

• Maak een aparte kostensoort aan in je instellingen die je "privé-onttrekking" of "winst" noemt.
• Geef aan dat deze kostensoort niet aftrekbaar is van de btw (dit is wel belangrijk anders wordt het meegenomen in je btw-rapport en dat is niet de bedoeling)

Let op: een eigen kostensoort aanmaken is een Premium functie. Als je geen Premium account hebt kun je natuurlijk ook de standaard kostensoort "persoonlijke kosten" gebruiken en dan in de omschrijving neerzetten dat het winst is. Het voordeel van een eigen kostensoort is dat een boekhouder meteen duidelijk kan zien dat het gaat om een privé onttrekking.

Het enige waar je rekening mee moet houden is dat je jouw privé opnamen wel terug ziet komen in je rapportage van inkomsten en onkosten. Om die reden adviseren we meestal om de privé opnamen niet mee te nemen in je Gekko administratie.